Эмнени билүү керек
- Биринчи, берилиштерди бир Excel барагына уюштуруңуз.
- Кийин, Word'до Mailings > Бириктирүүнү баштоо > түрүн тандаңыз. Почталар > Алуучуларды тандоо > Учурдагы тизмени колдонуу > Баракты ачуу.
- Акырында, Word'догу талааларды бириктириңиз, Почталар > Бириктирүү талаасын киргизүү. Талааны тандап, Insert баскычын басыңыз.
Бул макалада Word документиндеги текстти электрондук жадыбал сыяктуу маалымат булагы документи менен айкалыштыруу үчүн Microsoft Word жана Excelдеги почталарды бириктирүү өзгөчөлүгүн кантип колдонуу керектиги түшүндүрүлөт. Бул макаладагы нускамалар Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 жана Word 2010 үчүн Word үчүн колдонулат.
Почталарды бириктирүү үчүн дайындарды даярдоо
Word почталарын бириктирүү өзгөчөлүгү Excel маалыматтары менен үзгүлтүксүз иштейт. Сиз Word'те маалымат булагын түзө алсаңыз да, бул дайындарды колдонуу параметрлери чектелген. Электрондук жадыбалда почта тизмеси дайындары болсо, Word'дун маалымат булагына маалыматты кайра терүүнүн кереги жок.
Сиз эч кандай атайын даярдыксыз Word почталарын бириктирүү функциясында каалаган Excel иш барагын колдоно аласыз. Бирок почталарды бириктирүү процессинде каталарды болтурбоо үчүн, таблицадагы маалыматтарды иретке келтиргениңиз жакшы.
Электрондук жадыбалга киргизе турган бардык өзгөртүүлөр каттарды бириктирүүнү баштаардан мурун аяктаганын текшериңиз. Бириктирүү башталгандан кийин, кандайдыр бир өзгөртүүлөрдү киргизүү почталарды бириктирүүдө каталарды жаратышы мүмкүн.
Электрондук жадыбал берилиштерин уюштуруу
Excel почта тизмеңиздин берилиштерин саптарга жана мамычаларга иретке келтириңиз. Ар бир сапты бир жазуу жана ар бир тилкени документиңизге киргизе турган талаа катары ойлоңуз.
- Бардык дайындарды бир баракка салыңыз: Сиз почталарды бириктирүү үчүн колдоно турган почта тизмеси дайындары бир баракта болушу керек. Эгер ал бир нече баракка жайылып кетсе, барактарды бириктириңиз же бир нече каттарды бириктириңиз. Ошондой эле, барактардын аталышы так жазылганын текшериңиз, анткени аны көрө албай туруп колдоно турганыңызды тандооңуз керек.
- Толгон сабын түзүү: Почталарды бириктирүү үчүн колдоно турган барактын баш сабын түзүңүз. Башкы сап - анын астындагы уячалардагы маалыматтарды аныктоочу энбелгилерди камтыган сап. Excelге берилиштер менен энбелгилерди айырмалоону жеңилдетүү үчүн, баш сабына уникалдуу болгон калың текстти, уячалардын чектерин жана клетка көлөкөсүн колдонуңуз. Ошондой эле, сиз тандаган аталыштар бириктирүү талаасынын аталыштарына дал келүүсүн текшериңиз, бул да каталардын пайда болушун азайтат.
- Сандык берилиштерди туура форматтаңыз: Көчө номерлери жана почта индекстери сыяктуу нерселер почталарды бириктирүү аяктагандан кийин алар туура форматталганын текшериңиз. Сандардын туура эмес форматталышы бириктирүүдө каталарды жаратышы мүмкүн.
Почталарды бириктирүү алуучулардын тизмесин кантип көрсөтүү керек
Бул жерде сиздин Word документиңиз менен почта тизмеңизди камтыган даярдалган Excel иш барагыңызды кантип байланыштыруу керек:
-
Word программасында почталарды бириктирүү үлгүсү катары колдоно турган документти ачыңыз. Бул жаңы документ же учурдагы документ болушу мүмкүн. Mailings > Бириктирүүнү баштоо тандаңыз.
Image -
Чуркагыңыз келген бириктирүүнүн түрүн тандаңыз. Сиздин параметрлериңиз
- Каттар
- Электрондук почта билдирүүлөрү
- Конверттер
- Каттар
- Каталог
Эгер кааласаңыз, почтаңызды бириктирүү чеберин да колдонсоңуз болот. Бул мисал үчүн биз каттарды кол менен бириктирүү кадамдарын карап чыгабыз.
-
Андан соң Почталар өтмөгүнө өтүп, Алуучуларды тандаңыз > Учурдагы тизмени колдонуңуз.
Image - Каттарды бириктирүү үчүн даярдаган Excel файлына чабыттап, тандаңыз, андан кийин Ачуу тандаңыз.
-
Эгер Word сизге кеңеш берсе, Sheet1$ > OK тандаңыз.
Эгер Excel'иңизде мамычанын аталыштары болсо, Биринчи катардагы маалымат мамычанын башын камтыйт белгилөө кутучасын белгилеңиз.
Почталарды бириктирүү документин түзүү же түзөтүү
Excel электрондук жадыбалыңыз Word'до түзүп жаткан почталарды бириктирүү документине туташып тургандыктан, Word документиңизди түзөтүүгө убакыт келди.
Учурда Excel'деги маалымат булагыңызга өзгөртүүлөрдү киргизе албайсыз. Берилиштерге өзгөртүүлөрдү киргизүү үчүн Excelде маалымат булагын ачардан мурун Word программасында документти жабыңыз.
Документиңизге бириктирүү талааларын салыңыз
Электрондук жадыбалдан маалыматты документке тартуу үчүн Word'до Mailings > Бириктирүү талаасын киргизүү тандаңыз. Кошула турган талааны тандаңыз (атын, фамилиясын, шаарын, штатын же башка), андан кийин Insert тандаңыз.
Почталарды бириктирүү документтерин көрүү
Word документке бириктирүү талааларын киргизүүдө маалымат булагынан форматтоо өткөрбөйт. Эгер курсив, коюу же астын сызуу сыяктуу форматтарды колдонгуңуз келсе, аны Word'те жасаңыз.
Талаалары бар документти көрүп жатканда форматтоо колдонула турган талаанын эки жагындагы кош жебелерди тандаңыз. Документте бириктирилген маалыматтарды көрүп жатканда, өзгөрткүңүз келген текстти белгилеңиз.
Форматтоо өзгөртүүлөрү сиз өзгөрткөн бириктирүү документинде эле эмес, бардык бириктирилген документтерде жүргүзүлөт.
Бириктирилген документтерди алдын ала көрүү
Бириктирилген документтерди алдын ала көрүү үчүн, Mailings > Натыйжаларды алдын ала көрүү бөлүмүнө өтүңүз. Бул баскыч которгуч сыяктуу иштейт, андыктан алар камтылган дайындарды эмес, талааларды гана көрүүгө кайтууну кааласаңыз, аны кайра басыңыз.
Почталар өтмөгүндөгү баскычтарды колдонуп, бириктирилген документтер боюнча чабыттаңыз. Алар солдон оңго карай: Биринчи рекорд, Мурунку жазуу, Жазууга өтүү,Кийинки жазуу жана Акыркы рекорд.
Документтерди бириктирүүдөн мурун, бардыгы туура бириктирилгенин текшерүү үчүн алардын баарын же мүмкүн болушунча көптү алдын ала карап көрүңүз. Бириктирилген дайындардын тегерегиндеги тыныш белгилерине жана боштуктарга өзгөчө көңүл буруңуз.
Почталарды бириктирүү документин аяктоо
Документтерди бириктирүүгө даяр болгондо, эки тандооңуз бар:
- Документтерди басып чыгаруу: Документтерди принтерге бириктириңиз. Бул параметрди тандасаңыз, документтер принтерге эч кандай өзгөртүүсүз жөнөтүлөт. Бул үчүн Почталар> Бүтүрүү жана бириктирүү > Документтерди басып чыгаруу тандаңыз.
- Жеке документтерди түзөтүү: Эгер документтердин айрымдарын же бардыгын жекелештирүү керек болсо (альтернатива катары жекелештирилген жазуулар үчүн маалымат булагына эскертүү талаасын кошуу) же башка басып чыгаруудан мурун өзгөртүүлөр, ар бир жеке документти түзөтүү. Бул үчүн, Mailings > Бүтүрүү жана бириктирүү > Жеке документтерди оңдоо тандаңыз
Кайсы ыкманы тандабаңыз, сизге диалог кутучасы көрсөтүлөт, анда Word'ко бардык жазууларды, учурдагы жазууну же бир катар жазууларды бириктирүүнү айта аласыз. Басып чыгара турган жазууларды тандап, андан кийин OK тандаңыз.
Эгер сиз диапазонду бириктиргиңиз келсе, бириктирүүгө киргизгиңиз келген жазуулардын башталгыч номерин жана акыркы санын киргизип, андан кийин OK тандаңыз.
