Онлайн байланыш ыкмаларынын кеңири жайылышына карабастан, 2019-жылы күн сайын 300 миллиардга жакын электрондук кат жөнөтүлгөн электрондук почта эң популярдуу бойдон калууда. Электрондук почтаны жаңы эле колдоносузбу же ондогон жылдардан бери колдонуп келесизби, аны текшериңиз' электрондук почта этикетинин эрежелерин сактаңыз.
Жөнөтүүдөн мурун билдирүүңүздү карап чыгыңыз
Алуучуларыңыздын даректерин киргизип, тиешелүү тема сабын түзүп, билдирүүңүздү жазып, бир нече ырастоочу документтерди тиркегенден кийин, артка кайтып, баарын туура кылганыңызды текшериңиз:
- Кабарды карап чыгуу. Бир нерсе түшүнүксүзбү? Грамматикалык каталар же каталар барбы? Айткыңыз келгендин баарын айттыңызбы?
- Булактарыңызды текшериңиз. Сырткы булакка шилтеме сиздин маанини түшүндүрө алабы? Шилтеме алуучуңузга вебсайтты тез табууга жардам береби?
- Алуучунун атын караңыз. Сиз кабарды көрүшү керек болгон маанилүү адамды унутуп калдыңызбы? Билдирүүнү көрбөгөн адамды коштуңуз беле?
- Дарегиңизди караңыз. Эгер сизде бирден көп болсо, билдирүүнүн максатына ылайыктуу болгонунан жөнөтүүнү унутпаңыз.
- Кабардын артыкчылыгын аныктоо. Билдирүү маанилүү деп белгилениши керекпи?
- Коштоочу документтерди кошуңуз. Тиркемелерди унутуп калдыңызбы?
Дайыма баарына жооп бербе
Топтук каттарга качан жана качан баарына жооп бербөөнү билишиңиз керек. Түпнуска электрондук каттын баары (сиз жооп берип жаткан кат) сиздин эмне айтаарыңызды билиши керек болсо, Баарына жооп бериңиз.
Мисалы, А адамы сизге жана В адамга электрондук кат жөнөтүп, шефиңиздин компания менен 10 жылдык мааракесин кантип белгилөө керектиги тууралуу идеяларды сунуштайт. Жообуңуз А адамга да, В адамга да тиешелүү, андыктан экөөнө тең жооп берүү үчүн Баарына жооп бериңиз.
Эгер кимдир бирөө сизге жана башка 20 досуңузга электрондук почта аркылуу кече чакыруусун жөнөтсө, сиздин жообуңуз башка кат алуучуларга тиешеси жок, андыктан жоопту баштапкы жөнөтүүчүгө гана жөнөтүү үчүн "Жоопту" колдонуңуз.
Натыйжалуу тема саптарын жазыңыз
Электрондук почтанын темасын жакшы жазуунун ачкычы – ал билдирүүңүздүн маңызын кыскача камтыганына ынануу. Бул жерде бир нече мисал:
- Сатуу жыйыны 3:00гө өзгөртүлдү
- Хэллоуин кечесинин чакыруусу
- Вебсайттын Текстти оңдоолору
- Ушул аптанын мыкты 20 видеосу
- Жаңы мүчөлүгүңүздүн чоо-жайы
- Жолугушуу ырасталууда
- Каражат чогултуу иш-чарасынын ыктыярчыларына суроо
Тема саптарын натыйжалуураак кылуу үчүн, алуучулар жасай турган аракеттерди кошуңуз, мисалы:
- Хэллоуин кечеси чакыруусу - 11-майга карата жооп берүү
- Вебсайттын текстин өзгөртүү - Шейшембиге чейин бекитүү керек
Төмөнкү сап
Башка бирөөдөн электрондук кат жөнөткөнүңүздө, жаңы алуучуга муну эмне үчүн жасап жатканыңызды жана андан кандай пайда күтөөрүңүздү түшүндүрүңүз. Мисалы, Джей деген кардар сизге суроо жөнөттү дейли, бирок сиз анын жообун билбейсиз. Кесиптешиңиз Сарага билдирүүнү жөнөтүңүз: "Сара, Джей биздин порталга мобилдик түзмөгүнөн кирүү процессин билгиси келет. Чоо-жайын төмөндө караңыз. Жардам бере аласызбы?"
Эмне үчүн CC экениңизди түшүндүрүңүз
Эгер сиз электрондук почта билдирүүсүндө кимдир-бирөөнү cc көрсөтсөңүз, негизги алуучуга мындай кылып жатканыңызды жана эмне үчүн экенин түшүндүрүңүз. Мисалы, Дженна сиздин китеп клубуңузга киргиси келет дейли, сиз ага бул тууралуу маалымат жөнөтүп жатасыз. Сиз китеп клубунун жетекчиси Эннге кайрылып, Женнага мындай деп жазмаксыз: "Мен биздин лидерибиз Эннди чакырам, ошондуктан ал менин сизге эмне жөнөтүп жатканымды көрүп, мен калтырып кеткен нерселердин баарын толтурушу үчүн." Бул процессти колдонгондо, Энн билдирүүнүн көчүрмөсүн эмне үчүн алып жатканын да билет.
Төмөнкү сап
Электрондук почта билдирүүлөрү почтада же спам чыпкасында жоголуп кетиши мүмкүн. Сылык катары, өзгөчө маанилүү билдирүүлөр менен (мисалы, тиркемелери бар же мөөнөтү менен байланыштуу), жөнөтүүчүгө алардын электрондук почтасы алынганын билдирүү үчүн кыска жазуу жазыңыз. Мисалы, эгер жетекчиңиз сизге иштөө үчүн жаңы долбоор жөнөтсө, "Түшүнүп калдым, эртең баштайм" деп жооп бериңиз.
Акронимдерди үнөмдүү колдонуңуз
Ар бир аббревиатураны баары эле биле бербейт, андыктан мүмкүн болушунча азыраак колдонуңуз жана алуучу алардын эмнени билдирерин билгенде гана. Бизнес электрондук кат алышууларда көбүнчө колдонулган бир нече кыскартуулар бар. Бул жерде бир нечеси:
- ASAP: Мүмкүн болушунча тезирээк
- BTW: Айтмакчы
- EOD: Күндүн аягы
- EOM: Билдирүүнүн аягы (демейде тема сапында жазыла турган электрондук почта жок экенин көрсөтүү үчүн колдонулат)
- EOW: Аптанын аягы
- Маалымат: Сиздин маалымат үчүн
- IMO: Менин оюмча
- OOO: Кеңседе эмес
- Y/N: Ооба же Жок
Төмөнкү сап
Электрондук почтада мимиканын жана үнүнүн контекстти түшүнбөгөндүктөн, бул сарказмды же юморду билдирүү үчүн ылайыктуу каражат эмес, айрыкча сиз жакшы тааныбаган алуучулар менен. Жок дегенде алуучуну жакшыраак таанымайынча, билдирүүңүздү жөнөкөй жана түз айтыңыз. Эгер чындап эле өзүңүзгө жардам бере албасаңыз, тамашалап жатканыңызды көрсөтүү үчүн жылмайган же күлгөн смайликтерди кошуңуз.
Тийиштүү аяктоо тандаңыз
Кээде электрондук катты кантип бүтүрүү керектигин билүү кыйынга турат. Бул жерде кырдаалга жараша бир нече сунуштар бар:
- Рахмат же Чоң рахмат: Эгер жакшылык сурап жатсаңыз.
- Сүйүү же Кучактоо: Эгерде алуучу дос же үй-бүлө мүчөсү болсо.
- Саламатсыздарбы же Мыкты: Эгерде алуучу кокусунан тааныш болсо.
- Урматтоо менен: Эгер билдирүүңүз расмий болсо.
- Урматтоо менен же Урматтоо менен: Эгер сиз расмий бизнес тонду сактагыңыз келсе.
